Proposta de implementação de automatização do processo de tramitação de empenhos na Prefeitura Municipal de Olinda/PE

Abstract

Esse estudo tem por intuito discorrer sobre a otimização de tempo e de recursos materiais que a tramitação eletrônica de empenhos pode oferecer à administração pública. O campo da pesquisa foi a Prefeitura Municipal de Olinda, especificamente, a SGPA (Secretaria de Gestão de Pessoas e Administração), responsável pelos empenhos correspondentes à Folha do município, despesa de relevante importância dentro do contexto das finan-ças municipais devido ao volume e valores empenhados, sendo utilizados a pesquisa exploratória e a descritiva, além do método dedutivo e a obser-vação participante. O ponto de partida da tramitação, começa com o mo-mento da criação da nota de empenho, que envolve também a impressão e ajuntamento de documentos pertinentes a cada processo e as assinaturas coletadas, ou seja, o acompanhamento do percurso da tramitação física até a chegada ao setor que analisa os empenhos, etapa final que antecede o pagamento da despesa. O estudo mostra que apesar de parecer uma tramitação de informações simples, o fato de a logística envolver processos físicos comuns, apontou para uma questão importante, que é a falta de automatização desse processo. Conforme resultados e as discussões levantadas, foi observado que em diversos órgãos das mais variadas instâncias, são encontrados empenhos totalmente digitais com tramitação dentro de um sistema próprio das instituições, eliminando a logística do local de origem do envio, do local recebedor da documentação, além da otimização de recursos, pois diferentemente do traslado de insumos e ma-teriais, toda a informação contida num processo de empenho, poderia ser disponibilizada para tramitação em um sistema, de forma digital, reduzindo assim o consumo de tempo, papel, impressão, e a utilização de transporte físico.